1 แผนงานประจำปี
แนวคิดในการเขียน “แผนงานประจำปีของโรงแรมหรือรีสอร์ท” สั้น ๆ ง่าย ๆ
ผู้บริหาร หรือ หัวหน้างานมือใหม่ ๆ จะรู้สึกอึดอัด สมองตื้อ คิดอะไรไม่ค่อยออก เมื่อถึงเวลาที่ต้องส่งแผนงานประจำปีของโรงแรมหรือรีสอร์ท หรือ หน่วยงานที่ตนเองรับผิดชอบให้ผู้บริหารระดับสูงพิจารณาเป็นแนวทางในการแก้ไข ปรับปรุง พัฒนางานและเพื่อเป็นแนวทางปฎิบัติงานในปีต่อไป บางคนต้องไปเที่ยวถามผู้อื่นเพื่อหาทางจัดทำแผนงานให้ทันส่ง
ผมมีแนวทางง่าย ๆ ที่ทำให้การเขียนแผนงานเป็นเรื่องง่าย ๆ และก็ง่าย ๆ จริง ๆ มาเป็นแนวทาง ในการเขียนแผนงานแบบง่าย ๆ เพื่อนำเสนอให้กับผู้บริหารระดับสูง ลองมาทดลองทำตามตัวอย่างนี้นะครับ
สมมุติว่า “AAA Natural Beach Resort” กำลังวางแผนงานประจำปี เรื่องที่สำคัญที่สุดก็คือ เราไม่ควรเขียนแผนงานคนเดียว ควรเชิญผู้ร่วมงาน ทีมงาน มาช่วยกันระดมสมอง ระดมความคิด แชร์ไอเดียกันออกมาให้หมด และเราในฐานะผู้บริหารต้องเป็นผุ้สรุปการเขียนแผนงาน แบบง่าย ๆ เพื่อนำเสนอผู้บริหารระดับสูงให้พิจารณาต่อไป ซึ่งเราควรดำเนินการดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : เราต้องมาหาและทำความเข้าใจกับจุดขายของโรงแรมหรือรีสอร์ทก่อน ก่อนอื่นเราสามารถหาดูได้จากชื่อของโรงแรมหรือริสอร์ทก่อนเป็นอันดับแรก "AAA Natural Beach Resort" (ตามความคิดของผมนะครับ) ถ้าทุกคนบอกวาชื่อนี้ใช้ได้เป็นจุดขายได้ เราก็พิจารณาทำความเข้าใจดังนี้
AAA หมายถึง ชื่อสถานที่
Natural หมายถึง ความเป็นธรรมชาติ
Beach หมายถึง ชายหาด
Resort หมายถึง ที่พักผ่อนตากอากาศ
เมื่อนำมารวมกันแล้วจะได้ความหมายว่า "สถานที่พักผ่อนตากอากาศริมชายหาดที่เป็นธรรมชาติ"
นำมาเขียนเป็น “วิสัยทัศน์” ร่วมกันก็จะเขียนได้ว่า "เราจะสร้างรีสอร์ทให้เป็นสถานที่พักผ่อนตากอากาศริมชายหาดที่เป็นธรรมชาติ ให้ดีที่สุดเป็น 1 ใน 10 ของ ..... ภายใน 3 - 5 ปี" เพราะฉนั้น เมื่อได้ยินคำว่า AAA ต้องนึกถึง "รีสอร์ทที่ดีมีความเป็นธรรมชาติอยู่บนชายหาดริมทะเล" อันนี้เป็น “เอกลักษณ์” ซึ่งหมายถึง “แบนด์“ ของสินค้าแล้ว แล้วเราสร้างแบนด์ของสินค้าเราแล้วหรือยัง ?
ขั้นตอนที่ 2 : เมื่อมี “วิสัยทัศน์” แล้วเราก็จะถอดออกมาเป็น "ภาระกิจ" คืองานที่เราทุกคนจะต้องทำเพื่อให้บรรลุถึงตามวิสัยทัศน์ เช่น "เราจะสร้างมาตรฐานในตัวสินค้าและการบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้เกิดความพีงพอใจสูงสุด" ทุกคนก็ต้องคิดต่อว่า การสร้างมาตรฐาน ต้องทำอะไรบ้าง ? การที่จะทำให้ลูกค้าเกิดความพอใจสูงสุด ต้องทำอะไรบ้าง ?
ขั้นตอนที่ 3 : เมื่อสามารถกำหนดภาระกิจได้แล้ว เราก็จะมากำหนดวัตถุประสงค์ กับ เป้าหมาย ของ AAA รีสอร์ทร่วมกันกับผุ้ร่วมงาน หรือ ทีมงาน ก่อนว่าเราต้องการจะเดินไปให้ถึง วิสัยทัศน์ ! นั้น เราได้กำหนดวิธีการกันแล้วยัง? ซึ่งต้องมีความชัดเจน จับต้องได้ เช่น
วัตถุประสงค์ : มีการบริการที่มีมาตรฐานเป็นธรรมชาติ ในระดับ 2 3 4 หรือ 5 ดาว เพื่อให้ตอบสนองความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าให้เกิดความพึงพอใจสูงสุด
เป้าหมาย : มีรายได้ปีละ ......... ต่อปี เป็นต้น (ต้องเป็นตัวเลข วัดได้และสามารถทำได้จริง)
ขั้นตอนที่ 4 : นำวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของ AAA ที่ได้ร่วมกันจัดทำ มาแยกเป็น วัตถุประสงค์ และ เป้าหมาย ของแต่ละแผนก/ฝ่าย โดยผู้บริหารหรือหัวหน้างานแต่ละแผนก/ฝ่าย ไปทำความตกลงร่วมกับทีมงานของตัวเองต้อง ไปจัดทำ “แผนงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน ประจำปี” ร่วมกันกับทีมงาน ประกอบการปฎิบัติงานเพื่อแสดงให้รับทราบถึง การบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายต้องทำอะไรบ้างในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน และประจำปี ? ใช้งบประมาณเท่าไร ? แล้วนำมาเสนอให้ผู้บริหาร เพื่อทำการพิจารณาอนุมัติให้ดำเนินการต่อไป หรือ นำกลับไปปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมอีกครั้ง
ข้อตอนที่ 5 : เมื่อเแผนงานทั้งหมดได้รับอนุมัติแล้ว ผู้บริหารทุกท่าน ก็จะได้รับทราบว่า การลงมือปฏิบัติงานตามแผนงานเป็นเรื่องสำคัญมาก ๆ ดังนั้นต้องกำหนดโครงสร้างตำแหน่งงานพร้อมจำนวนคนที่จะปฎิบัติงานในแต่ละตำแหน่งงาน และ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งงานเพื่อนำไปปฎิบัติ ดังนั้น JD (Job Description) หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน และ SOP (Standard Operating Procedure) หรือ คู่มือ การปฎิบัติงาน จะมีความสำคัญมาก ? และจำเป็นที่จะต้องมี ต้องจัดทำ เพื่อให้ผู้ร่วมงานทุกท่าน สามารถปฏิบัติงานให้สำเร็จได้ตามแผนงานที่นำเสนอไว้
ขั้นตอนที่ 6 : การที่จะเขียน JD (Job Description) หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน และ SOP (Standard Operating Procedure) หรือ คู่มือ การปฎิบัติงาน (Procedure Manual : PM)ทั้งหมดนี้ได้ ที่สำคัญที่สุด ก็ต้องเขียน “8 ชม การทำงานของแต่ละตำแหน่ง แต่ละแผนก/ฝ่าย” ออกมาให้ได้ก่อน นะครับ ถึงจะสามารถเขียนออกมาเป็นคุ่มือของ AAA รีสอร์ท ได้ครับ
ขั้นตอนที่ 7 : เมื่อกำหนดการทำงานในแต่ละชั่วโมงแล้ว จึงจะเขียนวิธีทำงานในแต่งานต้องมีวิธีการทำงานอย่างไรบ้าง ? ก็คือ SOP (Standard Operating Procedure) หรือ คู่มือ การปฎิบัติงาน (Procedure Manual : PM) ทั้งหมดนี้ได้
ขั้นตอนที่ 8 : ลงมือปฎิบัติงานตามแผนงาน ตามที่ได้กำหนดไว้ในแผนงาน
ขั้นตอนที่ 9 : ตรวจสอบผลงานได้เป็นไปตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้หรือ ไม่ ?
ขั้นตอนที่ 10 : ปรับปรุง แก้ไข พัฒนา ในแต่ละขั้นตอนของงาน ที่ได้ดำเนินการ ให้สำเร็จตามแผนงาน
ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงความคิดเห็นนะครับ สามารถปรับปรุง แก้ไข ติติง กันได้นะครับ?
ขอบคุณมากครับ
เชษฐา เปรมานนท์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น