9. เก่งคิด (แนวคิดวางแผน - Plan)
“เก่งงานอย่างเดียวไม่พอ ต้องเก่งคน และ เก่งคิด ด้วย”
ผู้บริหารที่เก่งเรื่อง JD และ SOP สามารถถ่ายทอดให้กับผู้ร่วมงาน และทีมงาน จนทุก ๆ คนเป็นคนเก่งกันหมดแล้วนั้น ก็จะเริ่มขยับเลื่อนขั้นขึ้นมาเป็นนักวางแผน (Plan) จากคำกล่าวที่ว่า “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” ทำให้ผู้บริหารที่เก่ง ๆ ก็ต้องพัฒนาตนเองให้กลายมาเป็นนักวางแผนที่เก่ง ๆ กันทุกคนด้วย แล้วถ้าจะต้องมีการวางแผนจริง ๆ เราควรจะต้องทำอะไรกันบ้างครับ ? แนวคิดการวางแผนแบบง่าย ๆ
ก่อนการวางแผน (Plan) เราก็ต้องมาทำความเข้าใจระดับของแผนซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ระดับดังนี้ระดับที่ 1. การวางแผนระดับองค์กรหรือบริษัท (Corporate Level) เป็นการวางแผนโดยผู้บริหารระดับสูง เป็นการกำหนดทิศทางเดินขององค์กรหรือบริษัทว่าต้องการจะไปทางไหน ? ไปถึงจุดไหน ?
ระดับที่ 2. การวางแผนระดับธุรกิจ (Business Level) เป็นการวางแผนเพื่อหาข้อได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจเป็นหลักสำคัญของการวางแผน เพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนาในการแข่งขัน
ระดับที่ 3. การวางแผนระดับหน้าที่ (Functional Level) เป็นการวางแผนเพื่อให้การบริหารมุ่งเน้นไปในทางการใช้ทรัพยากรขององค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เป็นการสร้างมูลค่าและคุณค่าให้กับลูกค้าทั้งภายในและภายนอก
การเลือกใช้การวางแผนระดับไหนนั้น ? ก็ต้องเป็นหน้าที่ของผู้บริหารคนเก่งหรืออยู่ที่ระดับของผู้บริหารผู้นั้นว่าจะสามารถเลือกใช้แผนระดับไหนได้ แต่ความเป็นจริงก็จะต้องพิจารณาสถานะการณ์ วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ตลอดจนระดับความสำคัญของแผนที่จะสามารถนำมาใช้ได้จริงด้วย
ขั้นแรกคือการรวบรวมข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อนำมาทำ S.W.O.T หรือ หาจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค โดยการระดมสมองทีมงาน มาช่วยกันหาแนวทางแก้ไข ปรับปรุง และพัฒนาในด้านต่าง ๆ โดยยึดวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กรและหน่วยงาน เป็นแนวทางในการตัดสินใจเลือกแนวทางปฎิบัติ
แนวคิดในการเขียนแผนงานแบบง่าย ๆ จริง ๆ นำไปใช้ได้เลย มี 3 กระบวนการดังนี้
กระบวนการที่ 1 INPUT (ปัจจัยนำเข้า) à กระบวนการที่ 2 PROCESS (กระบวนการหรือวิธีการ) à กระบวนการที่ 3 OUT PUT (ปัจจัยออก)
ผู้บริหารที่เก่ง ๆ จะมองไปที่ กระบวนการที่ 3 OUT PUT (ปัจจัยออก) ก่อน เพราะหมายถึง การมองวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เป็นหลักก่อน เช่น ปริมาณและคุณภาพของสินค้า การบริการที่ดีมีมาตรฐาน กับ รายได้และผลกำไร ความพึงพอใจของลูกค้าที่จะได้รับ เป็นต้น
ดังนั้นจึงนำมาเป็นแนวทางเขียนแผน 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่หนึ่ง : ปัจจัยการนำออก (Out Put) ให้มองไปที่วัตถุประสงค์และเป้าหมายของงานที่ต้องการเป็นอันดับแรกก่อนว่า เรามีจุดประสงค์ต้องการอะไร ? มองภาพให้ชัดเจนถึงเป้าหมายที่ต้องการความสำเร็จนั้นคืออะไร ? เป็นอย่างไร ? มีหน้าตาแบบไหน ? เราสามารถระดมสมองกับผู้ร่วมงานทุกท่านโดยให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น ภาพแห่งความสำเร็จที่ทุกคนต้องการจะเห็นเป็นอย่างไร ? เมื่อได้คำตอบเป็นที่พอใจเราก็มี “เป้าหมายร่วมกัน” แล้ว หากปริมาณและคุณภาพของ สินค้า การบริการ กับ ผลกำไร ที่ได้รับตามแผนงานที่วางไว้ = การบริหารที่มีประสิทธิผลตามแผนที่ได้กำหนดร่วมกันไว้
ขั้นตอนที่สอง : กระบวนการ (Process) เป้าหมายแห่งความสำเร็จที่ทุกคนต้องการ เราจะต้องทำอะไรกันบ้าง ? ก็ต้องเขียนรายละเอียดงานที่ต้องทำออกมาเป็นข้อ ๆ สิ่งที่ต้องใช้ เครื่องมือ เครื่องใช้ วัตถุดิบ งบประมาณและเวลาของแต่ละงานทั้งหมดออกมา นำมาจัดหมวดหมู่ งานที่คล้าย ๆ กัน กลุ่มเดียวกัน และทำการจัดอันดับงานที่ต้องทำก่อนและหลัง จัดเชื่อมโยงงานต่อกันตามเวลา อันไหนเสร็จก่อน อันไหนเสร็จหลัง นำงานแต่ละกลุ่มมาสรุปเชื่อมโยงต่อกันเป็นลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงานจริงๆ โดยจัดแบ่งเป็นขั้นตอนการปฎิบัติงานที่ 1 2 3 4 ... ไปเรื่อย ๆ จนกระบวนการทำงานแล้วเสร็จบรรลุ “เป้าหมาย” ตามที่ต้องการ PROCESS (กระบวนการ) ที่ดี = มีขั้นตอนดี + มีวิธีการดี + ใช้เวลาน้อย + มีคู่มือปฎิบัติงานดี = ใช้ประโยชน์สุงสุด
ขั้นตอนที่สาม : ปัจจัยการนำเข้า (Input) เราต้องสรุปจำนวนทรัพยากรที่เรานำไปใช้ในกระบวนการปฎิบัติงาน (Process) ออกมาเพื่อมาพิจารณาว่า การวางแผนงานในการปฏิบัติงานครั้งนี้มีประสิทธิ์ภาพและประสิทธิผลแค่ไหน ? การบริหาร INPUT (ปัจจัยนำเข้า) = ใช้คนน้อย + ใช้เงินน้อย + ใช้พลังงานน้อย + ใช้วัสดุอุปกรณ์น้อย + เครื่องมือเครื่องใช้ที่เหมาะสม + วัตถุดิบที่เหมาะสม = ประหยัดสุด ๆ
สรุปได้ง่าย ๆ ว่า หากจะวางแผนงาน ก็ต้องคำนึงถึง OUT PUT (ปัจจัยออก) หรือ ผลงาน ที่ต้องการมาเป็นแนวทางการวางแผนงานก่อน ก็หมายถึง นึกถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่หน่วยงานหรือองค์กรต้องการก่อน การเห็นเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะนำมาสู่การกำหนด PROCESS (กระบวนการ) ต่าง ๆ ที่ต้องจัดเตรียม การเห็น PROCESS (กระบวนการ) ต่าง ๆ ก็จะนำมาสู่การกำหนด การบริหารจัดการด้าน INPUT (ปัจจัยนำเข้า) มีอะไรบ้าง ? การบริหารจัดการด้าน INPUT (ปัจจัยนำเข้า) แบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มที่ 1. มีชีวิต = คน, กลุ่มที่ 2. ไม่มีชีวิต = เครื่องจักร เครื่องมือ เครื่องใช้ วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ รวมทั้งเงินงบประมาณ สรุปได้ว่า วางแผนใช้ทรัพยากรโดยวิธีไหนให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ เมื่อบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จก็จะเป็นผู้มีผลงาน ผู้มีผลงานก็หมายถึง คนเก่งนะครับ
ผู้บริหารที่เก่ง ๆ มีประสบการณ์มาก ๆ สามารถรวบรวมทีมงานเก่งมาช่วย และจะสามารถผลิกแพลง เปลี่ยนแปลงแผนงานให้เป็นไปตามสถานะการณ์ได้อย่างเหมาะสม จะลด จะเพิ่ม ทรัพยากร หรือจะเปลี่ยนกระบวนการทำงาน แต่เป้าหมายยังคงเหมือนเดิม ทำได้อย่างง่ายดาย เหมือนอย่างกินขนมเลยครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น