6 เก่งงาน

“เก่งงานอย่างเดียวไม่พอ ต้องเก่งคน และ เก่งคิด ด้วย”

      วันนี้ขอพูดเรื่อง “เก่งงาน” ก่อนนะครับ ผู้บริหารทั่ว ๆ ไป ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นผู้ที่มีความเก่ง เชี่ยวชาญในเรื่องงานกันอยู่แล้ว ดังนั้นหากเราจะมาพิจารณาว่า พนักงานคนไหนเป็นคนเก่งในเรื่องงานเราควรจะพิจารณาเรื่องอะไร ? เป็นเรื่องแรกครับ

      เรื่องแรกหรือสิ่งแรกที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณาถึงคือ พนักงานคนนี้ตำแหน่งงานอะไรก่อน ? การที่นำเรื่องตำแหน่งงานมาพิจารณาก่อน เพราะต้องสร้างความยุติธรรมให้กับพนักงานว่าเราไม่ได้พิจารณาในสิ่งที่นอกเหนือจากงานในหน้าที่ ที่ต้องรับผิดชอบตามตำแหน่งงานของเขา

     ก่อนที่พนักงานจะเริ่มต้นทำงานร่วมกับเรา สิ่งที่เราต้องทำก่อนสิ่งอื่นใด ก็คือ เราต้องเรียกพนักงานผู้นั้นมาตกลงวิธีทำงานร่วมกันกับเราก่อน แล้วการตกลงวิธีทำงานร่วมกัน เราตกลงในเรื่องอะไรกันครับ ? ซึ่งแน่นอน เราก็ต้องมาตกลงเรื่อง “วัตถุประสงค์และเป้าหมายของงาน” กับ “ความรับผิดชอบและงานในหน้าที่” ในตำแหน่งงานที่ต้องทำก่อนเป็นสิ่งแรกนะครับ

      เมื่อเราพิจารณาโดยยึดตำแหน่งงานเป็นหลักเราก็ต้องมาดูว่า ตำแหน่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง ? ต้องรับผิดชอบอะไรแค่ไหน ? ซึ่งเราสามารถดูได้ที่ ใบพรรณนางาน หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน  (Job Description : JD) ซึ่งทุกแผนก/ฝ่ายจะต้องมี และด้วยทั่วไปจะแบ่งออกเป็น 5 ส่วนที่สำคัญดังนี้ : -

ส่วนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงาน (General Information) ได้แก่ 1. ชื่อตำแหน่ง 2. แผนก/ฝ่าย   3.สายการรายงาน/บังคับบัญชา

ส่วนที่ 2 หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) ได้แก่  1.หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (งานที่จะต้องทำได้)     2.วัตถุประสงค์/ผลที่คาดหวัง (ผลงานที่ต้องการ)   3. ตัวชี้วัดผลงาน (วัดผลได้อย่างไร)

ส่วนที่ 3 บทบาทของผุ้ดำรงตำแหน่ง (Job Holder’s Roles) ได้แก่ 1.สายการบังคับบัญชา  2. ระดับของอำนาจดำเนินการ ได้ในระดับไหน ?  3. การทำงานร่วมกับหน่วยงานต่างๆ

ส่วนที่ 4 คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications) ได้แก่ 1. วุฒิการศึกษาและประสบการณ์     2.ความสามารถประจำตำแหน่ง (Job Competency)  3. ความสามารถทั่วไป      4. ความสามารถอื่น ๆ

ส่วนที่ 5 บันทึกงานที่ได้รับมอบหมายเฉพาะบุคคล (Personal Assignments) ได้แก่

                1.    การมอบหมายงานเฉพาะอย่างให้รับผิดชอบ นอกเหนือจากงานให้หน้าที่

                2.    การกำหนดงาน 8 ชั่วโมงทำงานในหน้าที่ตำแหน่งงานต้องทำอะไรบ้าง ? ในแต่ละชั่วโมงต้องทำงานอะไรบ้าง ตั้งแต่เริ่มเข้ามาทำงานจนสิ้นสุดเวลาทำงาน 

                3.   สิ่งที่ต้องเขียนอ้างอิงกำกับงานที่ต้องทำแต่ละเรื่องอย่างชัดเจนก็คือ “วิธีการปฎิบัติงาน (SOP) ของแต่ละงานที่ต้องทำในทุกชั่วโมงทำงาน” ซึ่งจะระบุว่าในแต่ละชั่วโมงทำงาน มีสิ่งใดบ้างที่ต้องทำ ต้องทำอย่างไร ซึ่งต้องให้ความสำคัญมาก เพราะแต่ละช่วงเวลา มีเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญที่อาจจะไม่เหมือนกัน และผิดพลาดไม่ได้  ซึ่งเป็นการป้องกันไม่ให้มีความผิดพลาดเกิดขึ้น และในแต่ละช่วงเวลานั้น พนักงานในตำแหน่งนี้ต้องปฎิบัติตามระเบียบหรือตามคู่มือปฎิบัติ (SOP) ที่ได้กำหนดไว้เท่านั้น

         

             ผุ้บริหารที่เก่งในเรื่องงาน และมีประสบการณ์มามาก ๆ ต้องให้ความสำคัญและมีความรู้และเข้าใจในเรื่องของ ใบพรรณนางาน หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน  (Job Description : JD) กับ วิธีการปฎิบัติงาน (SOP : Standard Operating Procedure) เป็นอย่างดี เพราะผู้บริหารบ้างคนก็ไต่เต้า เติบโตมาจากความรู้และความเข้าใจในเรื่องเหล่านี้มาก่อน ดังนั้นการพิจารณาพนักงานแต่ละคน เราต้องพิจารณาจากพื้นฐานในเรื่องนี้ก่อนครับ กรณีมีปัญหาเกิดขึ้น จะได้พิจารณาได้ว่า ทำผิดจากที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ ตามส่วนที่ 5 นะครับ

       ก็แค่พนักงานปฎิบัติได้ครบตาม 5 ส่วนนี้ ก็เป็นพนักงานที่เก่งสุดยอดในตำแหน่งงานนั้นแล้วครับ และสมควรที่จะได้รับการสนับสนุนให้ได้ตำแหน่งงานที่สูงขึ้นไปได้แล้ว ถ้าสามารถมีและทำได้ครบทั้ง 5 ส่วนนี้แล้ว สำหรับส่วนตัวท่านละ ได้ทำงานตาม JD และ SOP ตามตำแหน่งงานครบถ้วนด้วยไหมครับ ?