15. เก่งเขียน JD
ผู้บริหารทีมีประสบการณ์มามาก จะต้องให้ความสำคัญกับ ใบพรรณนางาน หรือ ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description : JD) ของทุกตำแหน่งงาน ซึ่งทุกแผนก/ฝ่ายจะต้องมี ดังนั้นเอกสาร JD นี้ไม่ควรที่จะไปก๊อปปี้จากที่อื่นมา แล้วนำมาใช้โดยไม่ได้ปรับปรุง พัฒนาให้เหมาะสมกับหน่วยงานของเราเลย ผุ้บริหารที่เก่ง ๆ จะเขียนเอกสาร JD นี้ขึ้นมาเอง หรืออาจจะให้พนักงานที่ปฎิบัติในหน้าที่ต่าง ๆ ช่วยเขียนงานที่พนักงานเหล่านั้นได้ทำเป็นประจำวันในแต่ละวัน แต่ละชั่วโมงมาส่ง แล้วผุ้บริหารได้ทำการพิจารณาปรับปรุงร่วมกันกับพนักงานให้มีความเหมาะสมกับงานที่ต้องรับผิดชอบในแต่ละวัน โดยได้มีการจัดลำดับการเขียน JD เองแบบง่าย ๆ ได้ดังนี้
เอกสารใบพรรณนางานหรือใบกำหนดหน้าที่งาน หรือ Job Description : JD โดยทั่วไปจะมี 5 ส่วนดังนี้
ส่วนที่หนึ่ง : ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงาน (General Information)
ส่วนที่สอง : หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
ส่วนที่สาม : บทบาทของผุ้ดำรงตำแหน่ง (Job Holder’s Roles)
ส่วนที่สี่ : คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)
ส่วนที่ห้า : งานที่ได้รับมอบหมายเฉพาะบุคคลหรือตำแหน่งงาน (Personal Assignments)
อันดับแรก ที่ควรเขียนก่อนก็คือ ส่วนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปของตำแหน่งงาน (General Information) ได้แก่
(1.) ชื่อตำแหน่ง
(2.) แผนก/ฝ่าย
(3.) สายการรายงาน/การบังคับบัญชา
เพราะบ้างครั้งพนักงานบางคน อาจจะไม่ได้ทำงานตรงตามตำแหน่งของตนเอง การรายงานและสายการบังคับบัญชาก็ยังไม่ถูกต้องเหมาะสม ซึ่งเราก็ต้องมาพิจารณาต่อไปว่า สมควรจะปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างให้เหมาะสม ?
อันดับที่สอง ควรให้พนักงานเขียนใน ส่วนที่ 5 ซึ่งเป็นส่วนที่บันทึกงานที่ได้รับมอบหมายเฉพาะบุคคลหรือตำแหน่งงาน (Personal Assignments) ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะจะทำให้เราได้รับทราบรายละเอียดของงานที่ พนักงานได้ปฏิบัติอยู่เป็นประจำทุก ๆ วัน ทุก ๆ ชั่วโมง ซึ่งแบ่งออกได้เป็น 3 ข้อหลัก ๆ ได้แก่
(1) การมอบหมายงานเฉพาะอย่างให้รับผิดชอบ นอกเหนือจากงานให้หน้าที่ เพื่อที่เราจะได้ทราบว่าพนักงานได้ทำงานอะไรบ้าง ? นอกจากงานในหน้าที่ที่ต้องทำ
(2) การกำหนดงาน 8 ชั่วโมงทำงานต้องทำอะไรบ้าง ? คือ ให้เขียนในสิ่งที่ทำอยู่เป็นประจำวันและได้ทำในสิ่งที่เขียน เขียนออกมาเป็นห้วข้อหลักก่อนในแต่ละชั่วโมงต้องทำอะไรบ้าง ? ตั้งแต่เริ่มมาทำงานจนเลิกงาน และงานที่ทำอยู่ในแต่ละชั่วโมงนั้นต้องทำอะไรบ้าง ? สั้น ๆ เป็นหัวข้อพอเข้าใจ
(3) การอ้างอิงถึง ขั้นตอนการทำงาน ระเบียบปฎิบัติหรือวิธีปฎิบัติงานในแต่่ละห้วข้ออะไรบ้าง ? หรือที่เราอาจจะทราบกันหรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “มาตรฐานการปฎิบัติงาน” “Standard Operating Procedure : SOP” ซึ่งมักจะอ้างอิงว่า งานที่ต้องทำนั้น อ้างอิงวิธีทำงานของ SOP : FO 001 เป็นต้น ก็หมายความว่า งานนี้ให้ไปดูมาตรฐานการปฎิบัติงานเลขที่ FO 001 เป็นต้น
กรณีที่ยังไม่มีการเขียน “มาตรฐานการปฏิบัติงาน” หรือ “Standard Operation Procedure : SOP เราก็จะได้ทราบว่า นั้นเป็นงานที่สำคัญต่อไปที่เราต้องรีบสรุปและต้องรีบจัดทำขึ้นมาให้เป็นแนวทางปฎิบัติงานที่เป็นมาตรฐานของหน่วยงานและองค์กรต่อไป
อันดับที่สาม จากข้อมูลของส่วนที่ 5 เราก็มารวบรวมกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องกัน จัดเป็นหมวดหมู่แล้วก็สรุปออกมา โดยเขียนสรุปใน ส่วนที่ 2 หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) ได้แก่
(1.) หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก การจัดกลุ่มและหมวดหมู่ก็เพื่อที่จะได้รับทราบให้ชัดเจนร่วมกันกับพนักงานว่า หน้าที่และกิจกรรมหลัก ๆ ที่ต้องทำและรับผิดชอบมีอะไรบ้าง ?
(2.) วัตถุประสงค์/ผลที่คาดหวัง ของหน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก ที่ต้องการคืออะไรบ้าง ?
(3.) ตัวชี้วัดผลงาน ที่พนักงานได้ปฎิบัติตามวัตถุประสงค/ผลที่คาดหวังนั้นคืออะไร ?
สิ่งที่สำคัญที่ต้องมาพิจารณาอีกว่า หน้าที่หลักและกิจกรรมหลักเหล่านี้สามารถที่จะทำให้บรรลุและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของหน่วยงานและขององค์กรหรือไม่
อันดับที่สี่ เขียนใน ส่วนที่ 3 บทบาทของผุ้ดำรงตำแหน่ง (Job Holder’s Roles) ได้แก่
(1.) สายการบังคับบัญชา
(2.) ระดับของอำนาจดำเนินการ สามารถตัดสินใจในเรื่องอะไร ได้แค่ไหน ?
(3.) การทำงานร่วมกับหน่วยงานต่าง ๆ มีหน่วยงานอะไร ที่เกี่ยวข้องกันบ้าง ?
เมื่อเราได้สรุปเนื้องานต่าง ๆ มาหมดแล้วก็มาดูความสัมพันธ์ของงานว่า จะต้องมีความสัมพันธ์กับใครบ้าง ? งานไปเกี่ยวข้องกับหน่วยงานไหนบ้าง ? เกี่ยวข้องกันอย่างไร ? และในตำแหน่งนี้มีอำนาจตัดสินใจในระดับไหนบ้าง ?
อันดับที่ห้า เขียนใน ส่วนที่ 4 คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications) ได้แก่
(1.) วุฒิการศึกษาและประสบการณ์ ที่เหมาะสมกับตำแหน่งงาน
(2.) ความสามารถประจำตำแหน่ง (Job Competency) ความรู้/สามารถที่ตรงกับการปฎิบัติงานได้
(3.) ความสามารถทั่วไป ความรู้/สามารถประกอบการปฎิบัติงานที่เกี่ยวข้องที่ควรมี
(4.) ความสามารถอื่น ๆ ความรู้/สามารถที่ควรมี
ซึ่งเรื่องนี้ เมื่อนำหน้าที่หลักและกิจกรรมหลักมาพิจารณา ถึงผู้ที่สามารถทำให้บรรลุวัตถุประสงค์และผลงานได้ดีนั้น ควรมีความรู้ ความสามารถอะไรบ้าง ? ก็ต้องมาพิจารณาพื้นฐานการศึกษา มีประสบการณ์การทำงานอะไรมาบ้าง ? และในตำแหน่งงานนี้จะต้องมีความสามารถประจำตำแหน่ง (Job Competency) อะไรบ้าง ? ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาว่าผู้ที่มาดำรงตำแหน่งนี้ต้องมีส่วนประกอบเหล่านี้ครบถ้วนเท่านั้นจึงจะควรได้รับพิจารณาให้ทำงานในตำแหน่งนี้ได้
จากแนวคิดในอันดับที่ห้า หากพนักงานคนไหนต้องการตำแหน่งงานอะไร ? หรืออยากจะพัฒนาตนเองจากตำแหน่งที่เป็นอยู่ เพื่อพัฒนาตัวเอง ก้าวขี้นไปอีกตำแหน่งงานอื่นหรือ ตำแหน่งที่สูงขึ้น ผู้บริหารควรแนะนำให้พนักงานผู้นั้นไปศึกษาใน ส่วนที่ 4 ของ JD ซึ่งเป็นส่วนที่พนักงานผู้นั้นควรที่จะพิจารณาตนเองว่ามี “คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)” ครบถ้วนตามตำแหน่งที่ตนเองต้องการหรือไม่ ? หากมีครบถ้วนอยู่แล้วก็สามารถที่จะเสนอตนเองไปได้เลย หากยังมีไม่ครบก็ควรไปหามา ไปศึกษา พัฒนาตัวเองให้ครบเพื่อที่จะก้าวหน้าต่อไปได้นะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น