24. วิเคราะห์1

 

24. เทคนิคในการวิเคราะเชิงกลยุทธ์ แบบแรก 7s

“McKinsey 7s Model”  หรือจะเรียกว่า “กรอบแนวคิดของแมคคินซีย์ (McKinsey 7-S Framework)”

     ผู้บริหารและหัวหน้างานที่เก่ง ๆ และมีประสบการณ์มานาน จะนำเครื่องมือ 7s นี้มาใช้ในการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในขององค์กร ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่าย ๆ และมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล มาก ๆ เพียงนำ 7s ไปตรวจสอบองค์ประกอบทั้ง 7 ขององค์กร  ก็สามารถทราบได้ว่าองค์กรนี้ ผู้บริหารและหัวหน้างาน มีอาการเป็นอย่างไรได้ในทันที

      องค์ประกอบภายในทั้งเจ็ด (7s) แบ่งเป็น 2 กลุ่มหลักใหญ่ และ มี 7 องค์ประกอบย่อย ที่ต้องตรวจสอบ ดังนี้ : -

(1) กลุ่มนโยบาย (Hard Elements) สามารถจับต้องได้ มองเห็นเป็นรูปธรรมได้  ผู้บริหารและหัวหน้างานสามารถนำเสนอ พัฒนา ปรับเปลี่ยน ปรับปรุงให้เหมาะสมกับองค์กรได้ เพื่อความเหมาะสม ประกอบด้วย

     1. โครงสร้างตำแหน่งงาน (Structure)
       หมายถึง รูปแบบการจัดองค์กรประกอบด้วยหน่วยงานใดบ้าง มีสายสัมพันธ์ระหว่างกันและมีสายการรายงานหรือการบังคับบัญชาอย่างไร โครงสร้างองค์กรมักแสดงในรูปผังแบ่งส่วนงาน (Organization Chart) สามารถมองเห็นได้และผู้บริหารสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามนโยบายและความเหมาะสมของสถานะการณ์ มีหรือไม่มี เหมาะสมไหม ?

     2. ระบบหรือวิธีทำงาน (Systems)
        หมายถึง กระบวนการ กฎระเบียบ วิธีปฏิบัติงานขององค์กรซึ่งเป็นกิจกรรมการทำงานที่ทำอยู่เป็นประจำวัน/สัปดาห์/เดือน/ปี รวมถึงขอบเขต ระดับของอำนาจและวิธีการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ  การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ต้องให้ความสำคัญผลกระทบที่มีต่อระบบและวิธีการทำงาน ได้มีการจัดทำไว้ หรือไม่ ? ถ้ามี ระดับแค่ไหน ?

     3. กลยุทธ์ หรือ แผนงาน (Strategy)
        หมายถึง แผนงานที่ผู้บริหารและหัวหน้างานพร้อมทีมงานทุก ๆ หน่วยงาน ขององค์กรได้จัดทำขึ้น เพื่อเป็นแนวทางปฎิบัติงานกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอกและช่วยให้องค์กรสามารถกำหนด พัฒนา รักษา ป้องกันหรือสร้างเสริมความได้เปรียบในการแข่งขัน แผนงานก็ต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายขององค์กร แต่ก็เป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าแผนกลยุทธ์มีความเหมาะสมหรือไม่ ? และได้มีแผนกลยุทธ์ด้วยหรือไม่ ?

 

(2) กลุ่มปฏิบัติ (Soft Elements) มองเห็นจับต้องเป็นรูปธรรมได้ยากกว่าองค์ประกอบในกลุ่มนโยบาย เนื่องจากคุณสมบัติที่มีอยู่ในองค์ประกอบกลุ่มนี้เคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ประกอบด้วย

    4. ทักษะ หรือ ความเชี่ยวชาญ ชำนาญ (Skills)
       หมายถึง ทักษะและสมรรถนะความสามารถของพนักงานที่ทำงานให้กับองค์กร สามารถแยก ทักษะออกเป็น 2 ด้านหลัก คือ ทักษะด้านงานอาชีพ (Occupational Skills) เป็นทักษะที่จะทำให้บุคลากรสามารถปฎิบัติงานในตำแหน่งหน้าที่ได้ตามหน้าที่และลักษณะงานที่รับผิดชอบ  ส่วนทักษะความถนัด หรือความชาญฉลาดพิเศษ (Aptitudes and special talents) นั้นอาจเป็นความสามารถที่ทำให้พนักงานนั้น ๆ โดดเด่นกว่าคนอื่น ส่งผลให้มีผลงานที่ดีกว่าและเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้รวดเร็ว  ระบบวิธีการดูแล รักษา พัฒนาพนักงานมีหรือไม่ ?

     5. รูปแบบ หรือ สไตล์การทำงาน ของผู้บริหาร (Styles)
        หมายถึง ภาวะผู้นำ และ รูปแบบ สไตล์การบริหารการทำงานของผู้บริหารระดับสูงและผุ้บริหารแต่ละระดับรวมทั้งหัวหน้างานภายในองค์กร รวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างกัน และภาพพจน์ (symbolic value) มีลักษณะเป็นอย่างไรบ้าง ? รักกันดีไหม ? บรรยากาศการทำงานเป็นอย่างไรบ้าง ? ผู้นำและผุ้บริหารสไตล์เป็นอย่างไร ?

     6. บุคลากร หรือ พนักงาน (Staffs)
        หมายถึง พนักงาน มีความสุขในการทำงานหรือไม่ ? บรรยากาศทำงานเป็นอย่างไรบ้าง ? มีการทำงานกันเป็นทีมไหม ? อยู่ดี กินดี กันบ้างไหม ? รวมถึงความรู้ ความสามารถ ทักษะ และทัศนคติโดยทั่วไปของพนักงาน ในด้านการบริหาร มีการนำระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) มาใช้ด้วยไหม ?

     7. ค่านิยม หรือ คุณค่าที่มีร่วมกัน หรือ คำขวัญองค์กร (Shared value)
        ค่านิยมและบรรทัดฐานที่ยึดถือร่วมกันโดยสมาชิกขององค์กรที่ ได้กลายเป็นความเชื่อ เป็นความคาดหวังซึ่งเป็นจุดมุ่งหมายที่องค์กรสร้างขึ้นมา ได้กลายเป็นรากฐานของระบบการบริหาร และวิธีการปฏิบัติของบุคลากรและผู้บริหารภายในองค์กร หรืออาจเรียกว่าวัฒนธรรมองค์กร   ดังนั้น เมื่อคุณค่าหรือความตั้งใจนี้เปลี่ยน จึงส่งผลกระทบถึงองค์ประกอบทั้งหมด ในทำนองเดียวกัน เมื่อองค์ประกอบใดขององค์กรเปลี่ยน ก็จะส่งผลกระทบถึงคุณค่าที่มีร่วมกันและต่อองค์ประกอบอื่น ๆ ทั้งหมดด้วยเช่นกัน เช่น “งานบริการคืองานของเรา” ค่านิยม มีแล้วหรือยังครับ ?

            ผู้บริหารและหัวหน้างาน ลองมององค์กรของตัวเองหรือองค์กรอื่น ๆ แล้ว ลองตั้งคำถาม องค์ประกอบทั้ง 7 แต่ละองค์ประกอบ อาจจะมีคำถามที่แตกต่างกันไป และ คาดว่าคงจะได้คำตอบได้ไม่ยากนัก หรือจะลองส่งคำถามให้ทีมงานช่วยหาคำตอบ เพื่อได้นำคำตอบหรือการประเมินสมรรถนะขององค์กรซึ่งถือว่าเป็นความจำเป็นอย่างยิ่ง ในการสร้างความยั่งยืนในการพัฒนา เนื่องจากจะทำให้เราได้รู้สภาพความเป็นจริงว่าองค์กรของเราเป็นอย่าง ไร การค้นพบจุดอ่อนก็เปรียบการค้นพบเรื่องที่จำเป็นต้องได้รับการรักษาให้ หายหรือทุเลาเบาลงไป เพื่อพร้อมที่จะดำรงอยู่อย่างมั่นคงและสามารถไปสู่เป้าหมายที่ฝันไว้ให้ได้ นั่นเอง  เห็นไหมครับ เทคนิคง่าย ๆ ของ McKinsey 7s Model เป็นสิ่งที่ผู้บริหารและหัวหน้างาน ต้องใช้ให้เป็น